Mô tả vấn đề trong Six Sigma – Problem Statement

Khi bắt đầu một dự án Six Sigma hay một dự án giải quyết vấn đề, việc mô tả vấn đề (Problem Statement) là một bước quan trọng mà nhiều người nghĩ là dễ, nhưng thực tế lại không hề đơn giản. Vậy làm sao để mô tả vấn đề chính xác? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này. Nếu bạn chưa hiểu rõ về Six Sigma, hãy tham khảo các bài viết dưới đây:

• Six Sigma là gì?
• Tổng quan bước Define trong DMAIC

Mô tả vấn đề là gì?

Mô tả vấn đề thường là một đoạn ngắn, nhưng cần cụ thể và chi tiết về vấn đề cần giải quyết. Nó phải mô tả rõ ràng vấn đề là gì, xảy ra như thế nào, và ảnh hưởng ra sao đến tổ chức và khách hàng. Cần quy ra chi tiết, bao nhiêu tiền, bao nhiêu phần trăm.

Một mô tả vấn đề tốt cần phải có những yếu tố nào?

• Ngắn gọn: Thường chỉ cần hai đến ba câu.
• Tránh ngôn ngữ chuyên ngành: Giải thích theo cách mà ai cũng hiểu được.
• Đo lường được: Đưa ra con số cụ thể, ví dụ 20%, 5000$.
• Liên kết với chi phí: Quy ra tiền để thấy rõ tác động tài chính.
• Xác định phạm vi dự án: Giúp dự án rõ hướng hơn, tránh lãng phí nguồn lực.

Công cụ để kiểm tra mô tả vấn đề

Một công cụ thông dụng để kiểm tra mô tả vấn đề là SMART:

• Specific: Vấn đề có cụ thể và dễ hiểu không?
• Measurable: Vấn đề có đo lường được không?
• Achievable: Có thể đạt được không?
• Relevant: Có liên quan đến khách hàng và mục tiêu của tổ chức không?
• Time Bound: Giới hạn thời gian cụ thể khi nào hoàn thành?

Ví dụ về mô tả vấn đề

• Trong năm 2016, 20% khách hàng nước ngoài trả tiền trễ hơn so với thỏa thuận trong hợp đồng, làm tăng dư nợ 357K$, chiếm 5% tổng vốn.
• Từ tháng 10/2016 đến 03/2017, 5% sản phẩm A của dây chuyền sản xuất 1 bị lỗi tại khu vực kiểm tra thành phẩm, cần phải làm lại với chi phí 25k$, chi phí hủy hàng trong quá trình làm lại là 20k$ mỗi tháng.

Xem qua hai mô tả vấn đề trên, chúng ta có thể nhận thấy là:

• Cả hai đều cung cấp ngày và dữ liệu để so sánh chuẩn cho vấn đề.
• Phạm vi của vấn đề được mô tả rõ ràng (Sản phẩm A, chuyền 1).
• Cả hai đều mô tả ảnh hưởng lên tổ chức về mặt chi phí.
• Không đề cập đến giải pháp hay nguyên nhân.

Mô tả vấn đề cho một dự án cải tiến hay giải quyết vấn đề trong tổ chức nghe thì đơn giản nhưng thực tế không hề dễ. Một mô tả vấn đề tốt sẽ giúp nhóm dự án tiết kiệm thời gian và tập trung vào những gì quan trọng. Ngoài mô tả vấn đề, còn nhiều công cụ khác cần làm ở giai đoạn này.

Bài viết tham khảo: Mô tả vấn đề là gì ?-Problem Statement – Việt Quality