Bạn muốn giải quyết vấn đề – Thế vấn đề là gì?

Cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, không lỗi, không hư hỏng là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Nhưng thực tế, không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra suôn sẻ. Phát hiện và giải quyết vấn đề là nhiệm vụ cấp thiết để đảm bảo chất lượng, và quan trọng hơn, không chỉ dừng ở việc loại bỏ lỗi mà phải tìm ra nguyên nhân gốc rễ, khắc phục triệt để, ngăn ngừa tái diễn.

Có nhiều phương pháp giải quyết vấn đề, nhưng 8D (Eight Disciplines) nổi bật với tính toàn diện và hiệu quả vượt trội. Trước khi khám phá sâu về 8D trong chuỗi bài viết sắp tới, hãy cùng làm rõ: Vấn đề là gì?

Vấn đề là gì?

Bạn đã bao giờ ngồi trong cuộc họp bàn về “vấn đề” mà cuối cùng vẫn mơ hồ không biết nó thực sự là gì? Đừng lo, bạn không cô đơn! Vấn đề, đơn giản, là khi đầu ra thực tế không khớp với đầu ra mong đợi.

Tóm lại, mỗi quy trình hay hành động đều hướng đến một kết quả cụ thể. Khi kết quả lệch khỏi kỳ vọng, ta có một vấn đề. Nhưng nếu bạn không rõ “đầu ra mong đợi” là gì, làm sao biết đó có phải vấn đề hay không? Đây chính là điểm mấu chốt: xác định kỳ vọng rõ ràng là bước đầu tiên để nhận diện vấn đề.

Vấn đề được phát hiện ra khi nào?

Vấn đề thường được phát hiện khi hậu quả của nguyên nhân gốc rễ xuất hiện, tức là khi bạn nhận thấy đầu ra không đúng như mong đợi.

Nguyên nhân của vấn đề luôn xảy ra trước thời điểm phát hiện. Vì vậy, để giải quyết triệt để, bạn cần quay ngược thời gian, tìm kiếm điều gì đã thay đổi trước khi vấn đề xuất hiện. Theo Lean Six Sigma, 80% vấn đề trong sản xuất liên quan đến sự thay đổi không kiểm soát trong quy trình (ví dụ: máy móc hỏng, nhân viên mới chưa quen việc).

Phân biệt giữa “vấn đề” và “cải tiến” giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nỗ lực vào sai mục tiêu.

• Vấn đề: Là khi hiệu suất giảm so với trước đó.
• Cải tiến: Là khi hiệu suất ổn định nhưng bạn muốn tốt hơn.

Ví dụ: Trong sản xuất, nếu tỷ lệ lỗi sản phẩm tăng từ 2% lên 5%, đó là vấn đề – cần tìm nguyên nhân. Nếu tỷ lệ lỗi ổn định ở 2% nhưng bạn muốn giảm xuống 1%, đó là cải tiến – cần tối ưu hóa quy trình.

Làm gì khi phát hiện ra vấn đề?

Khi vấn đề xuất hiện, bước đầu tiên không phải tìm nguyên nhân mà là hành động tạm thời để giảm thiểu hậu quả. Đây là cách “cầm máu” trước khi “phẫu thuật”. Mục tiêu của hành động tạm thời là để khắc phục hậu quả, không để vấn đề lan rộng.

Lưu ý: Hành động tạm thời tập trung vào hậu quả, không phải nguyên nhân. Nguyên nhân cần phân tích kỹ lưỡng sau đó, thường bằng các phương pháp như 8D hoặc 5 Whys.

Kết luận

Đến đây, bạn đã nắm rõ: Vấn đề là sự lệch pha giữa kỳ vọng và thực tế, được phát hiện qua hậu quả, và cần hành động tạm thời trước khi giải quyết triệt để. Sự khác biệt giữa vấn đề và cải tiến giúp bạn chọn đúng cách tiếp cận, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Trong chuỗi bài viết tiếp theo sẽ đi sâu vào phương pháp giải quyết vấn đề mà chủ đạo là 8D – công cụ toàn diện để giải quyết vấn để gốc rễ. Mời các bạn đón đọc tại đây.

Bài viết tham khảo: Bạn muốn giải quyết vấn đề- Thế vấn đề là gì? – Việt Quality