Benchmarking – Phương pháp cải tiến liên tục hiệu quả

Benchmarking là gì?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tổ chức của mình đang đứng ở đâu so với đối thủ hoặc so với những tiêu chuẩn hàng đầu? Benchmarking chính là công cụ giúp trả lời câu hỏi đó. Được Xerox tiên phong áp dụng vào cuối những năm 1970, Benchmarking không chỉ là một phương pháp so sánh mà còn là đầu vào quan trọng cho việc hoạch định chiến lược chất lượng.

Benchmarking là quá trình mà các tổ chức đánh giá hiệu suất của mình bằng cách so sánh với: đối thủ cạnh tranh và best practices (thực tiễn tốt nhất).

Phương pháp này giúp doanh nghiệp khám phá ý tưởng mới, học hỏi cách làm hiệu quả từ người dẫn đầu, từ đó cải thiện hoạt động. Nói đơn giản, Benchmarking giống như “nhìn người để ngẫm ta” – tìm ra những gì người khác làm tốt, áp dụng để nâng cao chính mình. Theo cách này, Benchmarking có thể trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình cải tiến liên tục.

Ví dụ: Theo báo cáo Xerox 1980, Xerox đã từng dùng Benchmarking để so sánh quy trình sản xuất với đối thủ Nhật Bản. Họ phát hiện đối thủ giao hàng nhanh hơn 20% nhờ tối ưu hóa tồn kho, từ đó cải tiến và lấy lại vị thế dẫn đầu.

Phân loại Benchmarking

Nhìn chung, Benchmarking được phân thành 4 loại chính phù hợp với mục tiêu khác nhau:

1.  Benchmarking nội bộ: là so sánh giữa các nhóm trong cùng một tổ chức để tìm ra “best practice” trong nội bộ. Đây là một phương pháp dễ thực hiện, có chi phí thấp và đạt kết quả nhanh.

Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng so sánh doanh thu giữa các chi nhánh để tìm chi nhánh hoạt động tốt nhất (best practice: chi nhánh A đạt 95% khách hài lòng nhờ phục vụ nhanh).

2.  Benchmarking cạnh tranh: là so sánh trực tiếp với đối thủ cạnh tranh trong ngành về sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc phương pháp v..v…

Benchmarking nội bộ và Benchmarking canh tranh rất hữu ích trong việc xác định vị trí cạnh tranh. Tuy nhiên, điểm chuẩn cạnh tranh có thể không xác định các thực tiễn tốt nhất cần thiết để thu hẹp khoảng cách về hiệu suất. Hơn nữa, mặc dù nó có thể xác định các cơ hội cải tiến gia tăng, nhưng không có khả năng xác định các bước cải tiến đột phá.

3.  Benchmarking hợp tác: là sự hợp tác với tổ chức khác để chia sẻ best practices. Mỗi tổ chức tự do chia sẻ thông tin về các thực tiễn tốt nhất của họ để đổi lấy thông tin về các thực tiễn tốt nhất khác từ đối tác.

Ví dụ: Wal-Mart muốn hợp tác với Tập đoàn Dell. Wal-Mart đề nghị chia sẻ thông tin về dự báo nhu cầu của người tiêu dùng và Dell chia sẻ những hiểu biết về cách họ giảm thiểu thời gian giao hàng từ 5 ngày xuốn còn 3 ngày.

4. Benchmarking bên ngoài: có thể áp dụng việc so sách ở diện rộng, không phân biệt lĩnh vực để xác định các cơ hội tốt nhất và có thể tạo ra những điểm đột phá lớn. Nhưng nó đòi hỏi một sự đầu tư đáng kể về thời gian và công sức.

Tuy nhiên, vẫn ưu tiên áp dụng Benchmarking nội bộ trước để tạo ra kết quả nhanh. Nhóm Benchmarking cũng sẽ có được kinh nghiệm quý báu và được chuẩn bị tốt hơn để mở rộng sang các loại Benchmarking bên ngoài.

Một dự án Benchmarking điển hình sẽ bao gồm:

1. Lập kế hoạch: Xác định phạm vi so sánh và mục tiêu. Nếu phạm vi quá hẹp, lợi ích sẽ bị hạn chế. Nếu phạm vi quá rộng, nhiệm vụ có thể trở nên khó kiểm soát và xác suất thực hiện thành công các “best practice” sẽ giảm đi. Đồng thời, chọn các thành viên trong nhóm Benchmarking.
2. Thu thập dữ liệu: Lấy thông tin từ đối tượng so sánh thông qua khảo sát, phòng vấn, nghiên cứu thị trường,… và đảm bảo thỏa thuận bảo mật. Chìa khóa của bước này là có đủ sự hiểu biết và định hướng để nhân rộng “best practice” trong tổ chức.
3. Phân tích: Đánh giá dữ liệu cho độ chính xác và độ tin cậy. Xác định mức hiệu suất hiện tại và xác định khoảng cách. Khám phá tính khả thi của việc thực hiện “best practice”.
4. Thực hiện: Áp dụng best practice vào tổ chức thông qua lập kế hoạch hành động, giám sát kết quả, ghi nhận bài học.

Kết luận: Benchmarking – Chìa khóa Cải tiến Liên tục
Benchmarking không chỉ là so sánh mà là cách học hỏi từ người giỏi nhất để nâng cao chính mình. Từ Xerox đến các doanh nghiệp hiện đại, nó đã chứng minh vai trò trong cải tiến hiệu suất, tối ưu quy trình và tăng sức cạnh tranh.

Bài viết tham khảo: Benchmarking – Phương pháp cải tiến liên tục hiệu quả – Việt Quality