Cấu trúc tổ chức và Kế hoạch dự án

Mọi dự án, kể cả dự án Six Sigma, đều cần một nhóm với cấu trúc tổ chức rõ ràng, vai trò cụ thể và kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu cải tiến. Six Sigma không chỉ là công cụ mà là cách tiếp cận có hệ thống để giảm lãng phí, tăng chất lượng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cấu trúc tổ chức của dự án Six Sigma và vai trò của kế hoạch dự án.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Six Sigma trong các bài viết sau Link 

Cấu trúc tổ chức

Một nhóm dự án Six Sigma điển hình bao gồm các vai trò sau:

Champion: Là người điều hành cấp cao, “bảo trợ” dự án. Champion có trách nhiệm phê duyệt dự án, đảm bảo phù hợp với chiến lược Lean Six Sigma của tổ chức, loại bỏ rào cản lớn.

Sponsor: Là người đứng đầu, người chịu trách nhiệm cho dự án. Sponsor phải là người hiểu về Six Sigma và là người giải quyết các vấn đề cho dự án Six Sigma đang diễn ra, định hướng nhóm. Tuy nhiên, có nhiều sponsor chỉ cho thấy vai trò của mình là một người cố vấn, chứ không phải là người chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án.

Leader: Là người chịu trách nhiệm giám sát công việc của nhóm hàng ngày (tốt nhất là toàn thời gian) và thường có chứng nhận Black Belt. Trách nhiệm của họ bao gồm giao tiếp với sponsor trong việc xác định mục tiêu, hỗ trợ các thành viên trong nhóm và giữ cho dự án theo  đúng tiến độ.

Team member: Là thành viên trong nhóm dự án, người được giao nhiệm vụ và thời gian cụ thể để hoàn thành dự án.

Ai là người tham gia vào nhóm dự án?

Để nhóm Six Sigma hiệu quả:

• Xác định người đại diện: Mỗi quy trình liên quan cần có người hiểu rõ vấn đề (sản xuất, vận chuyển, kiểm soát chất lượng).
• Chọn đúng người: Ưu tiên người có kinh nghiệm và kiến thức phù hợp (ví dụ: kỹ sư hiểu máy móc, nhân viên giao hàng biết tuyến đường).
• Quy mô gọn nhẹ: 4-6 thành viên là lý tưởng, tránh quá đông. Nếu cần, bổ sung hỗ trợ sau.

Kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án là “kim chỉ nam” dẫn dắt nhóm từ ý tưởng đến kết quả. Nó bao gồm: lập kế hoạch thực hiện (thường sử dụng Gantt Chart) và báo cáo tiến độ. Kế hoạch dự án sẽ định hướng nhóm biết cần nên “làm gì” và “làm khi nào”. Bên cạnh đó, nó cũng được dùng để truyền đạt những kỳ vọng, đảm bảo các thành viên hiểu tiến độ và mục tiêu dự án.

Xem xét định kỳ

Là một phần cần thiết của dự án, để đảm bảo rằng mỗi giai đoạn đã được phân công rõ ràng. Một số điểm cần lưu ý để kiểm soát tiến độ định kỳ, đặc biệt trong các buổi họp dự án:

• Sự có mặt của các thành viên: Toàn nhóm, Champion, Sponsor cần có mặt.
• Tóm lược tiến độ: Báo cáo ngắn gọn với phát hiện chính (ví dụ: “Lỗi giảm 2% nhờ thay máy”).
• Yêu cầu hỗ trợ: Nêu rõ nếu cần thêm nguồn lực (ví dụ: “Cần 1 xe để giao nhanh hơn”).
• Phân công tiếp theo: Xác định nhiệm vụ rõ ràng (ai làm gì, hạn chót khi nào).

Bản kế hoạch dự án giống như lộ trình của một chuyến đi, nó sẽ cung cấp hướng đi cho dự án. Bản kế hoạch dự án sẽ giúp nhóm dự án biết được lịch trình để  tiến hành thực hiện trên thực tế. Và bất cứ một dự án nào cũng cần có một cấu trúc tổ chức với vai trò và trách nhiệm rõ ràng để cùng nhau thực hiện hướng tới sự thành công của dự án.