Dọn dẹp cũng là công việc

Bạn có nghĩ dọn dẹp chỉ là “việc làm thêm giờ” hay thứ gì đó ngoài lề công việc chính? Nếu có, hãy thử nhìn qua Toyota – nơi dọn dẹp không chỉ là nhiệm vụ mà là một phần không thể thiếu của công việc. Tại đây, triết lý “Mọi công việc đều bắt đầu từ 5S” đã trở thành cột trụ văn hóa, giúp Toyota duy trì vị thế hàng đầu thế giới.

1. 5S là gì?

5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản, được Toyota phát triển và hoàn thiện. Tên gọi “5S” đến từ 5 chữ cái đầu của 5 nguyên tắc cơ bản:

• Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, dễ tìm.
• Seisou (Sạch sẽ): Giữ vệ sinh nơi làm việc.
• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì và chuẩn hóa 3S đầu tiên.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Xây dựng thói quen tự giác thực hiện.

5S không chỉ là công cụ dọn dẹp mà là một phần của Kaizen (cải tiến liên tục), giúp tối ưu hóa môi trường làm việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng. Từ nhà máy sản xuất đến văn phòng nhỏ, 5S đã được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu, chứng minh hiệu quả vượt trội. Kể cả trong những tính huống “không thể dọn dẹp nổi”, thì 5S vẫn có thể đảm bảo giải quyết triệt để 100%. Chính vì thế 5S cũng là công việc.

Ví dụ thực tế
Tại một nhà máy Toyota, trước khi áp dụng 5S, công nhân mất trung bình 15 phút để tìm dụng cụ trong kho hỗn loạn. Sau khi thực hiện Seiri (loại bỏ dụng cụ cũ) và Seiton (sắp xếp theo nhãn), thời gian tìm kiếm giảm xuống còn 2 phút – tiết kiệm 13 phút mỗi lần, tương đương 20% năng suất lao động tăng thêm mỗi ngày.

2. Tại sao 5S là một phần của công việc?

Nhiều người nghĩ “dọn dẹp” tách biệt với “công việc chính”, nhưng tại Toyota, 5S được xem là nền tảng của mọi hoạt động. Triết lý này xuất phát từ tư duy: Một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ không chỉ cải thiện tinh thần mà còn giảm lãng phí, tăng hiệu quả.

Lợi ích của 5S:

• Quản lý nhân viên: Môi trường ngăn nắp giúp nhân viên tập trung, giảm căng thẳng.
• Đảm bảo chất lượng: Phát hiện lỗi sớm nhờ không gian sạch sẽ, dễ quan sát.
• Giảm chi phí: Loại bỏ lãng phí (dụng cụ thừa, thời gian tìm kiếm).
• Tăng an toàn: Giảm rủi ro tai nạn từ vật dụng bừa bãi.
• Nâng cao năng suất: Theo ASQ, doanh nghiệp áp dụng 5S tăng 15-30% năng suất trong 6 tháng đầu.

“Mọi con đường kinh doanh thành công đều đi qua 5S“. Từ các tập đoàn lớn như Toyota đến doanh nghiệp nhỏ, 5S chứng minh khả năng giải quyết 100% các tình huống khó dọn dẹp, biến 混乱 (hỗn loạn) thành 秩序 (trật tự).

3. 5 điểm hữu ích từ 5S cần chú ý

• Trụ cột văn hóa Toyota: 5S là nền tảng cho mọi hoạt động sản xuất và quản lý.
• Công cụ Kaizen: Hỗ trợ bảo trì và cải tiến môi trường làm việc liên tục.
• Giải quyết triệt để: Xử lý mọi tình huống khó dọn dẹp, từ nhỏ đến lớn.
• Tăng năng suất: Chỉ riêng Seiri và Seiton đã đủ để nâng cao hiệu quả 10-15%.
• Dễ áp dụng: Phù hợp với mọi doanh nghiệp, từ tập đoàn toàn cầu đến cửa hàng nhỏ.

Kết luận

Tại Toyota, 5S không chỉ là phương pháp mà là cách sống trong công việc. Nó biến dọn dẹp từ nhiệm vụ phụ thành thói quen tự nhiên, nâng cao năng suất, chất lượng và an toàn. Dù bạn làm việc ở nhà máy, văn phòng hay cửa hàng, chỉ cần áp dụng 5S, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt.

Bài viết tham khảo: Dọn dẹp cũng là công việc – Việt Quality