Kaizen là gì ? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen ?

Nguồn gốc và phát triển
Kaizen ra đời tại Nhật Bản sau Thế chiến II, được Toyota tiên phong áp dụng trong hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean). Từ đó, nó lan tỏa ra toàn cầu, trở thành công cụ quản lý hiệu quả trong hơn 50 năm qua. Không chỉ giới hạn ở sản xuất, Kaizen phù hợp với mọi ngành – từ dịch vụ, y tế đến đời sống cá nhân.

The New Shorter Oxford English Dictionary (1993) định nghĩa Kaizen là: “Sự cải tiến liên tục trong quy trình làm việc, năng suất, như một triết lý kinh doanh.” Điều đặc biệt: Kaizen không đòi hỏi công nghệ phức tạp hay đầu tư lớn, mà chỉ cần các công cụ đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, kiểm soát, v.v.) và sự cam kết từ con người.

Lợi ích của hệ thống Kaizen

Kaizen bắt đầu lan rộng từ Nhật Bản sang thế giới vào thập niên 1980-1990, khi các tập đoàn như Bridgestone (mua Firestone) hay Sony (mua Columbia Pictures) chứng minh sức mạnh của cải tiến liên tục. Ngày nay, Kaizen là vũ khí giúp doanh nghiệp đối phó với cạnh tranh khốc liệt, khủng hoảng kinh tế và thay đổi công nghệ.

Bí quyết thành công của Toyota

Toyota là minh chứng sống động cho sức mạnh của Kaizen. Với 9 nhà máy tại Bắc Mỹ và một nhà máy mới mở tại Mississippi (2007), Toyota sản xuất ô tô với 75% linh kiện từ địa phương, chỉ 25% nhập khẩu. Năm 2006, hãng đạt lợi nhuận 14 tỷ USD, trong khi các đối thủ Mỹ phải chuyển sản xuất sang Trung Quốc hoặc Ấn Độ để giảm chi phí. Bí quyết là gì?

• Cắt giảm lãng phí: Giảm tồn kho, thời gian chờ, vận chuyển thừa.
• Tối ưu hóa quy trình: Sử dụng xe nội bộ tự chế thay vì mua ngoài, tiết kiệm 3.000 USD mỗi xe.
• Quản lý nguyên liệu: Chỉ dự trữ lượng nhỏ, bổ sung dựa trên nhu cầu thực tế, giảm thao tác thừa.

Theo Lean Institute, Toyota giảm 30% chi phí sản xuất nhờ Kaizen, trong khi tăng 20% năng suất lao động tại các nhà máy Bắc Mỹ.

Lợi ích cụ thể của Kaizen

• Tăng năng suất: Quy trình tinh gọn giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.
• Cải thiện chất lượng: Phát hiện và loại bỏ lỗi từ gốc.
• Giảm chi phí: Cắt giảm lãng phí, tối ưu hóa tài nguyên.
• Thúc đẩy tinh thần nhân viên: Khuyến khích ý tưởng cải tiến, tăng sự gắn kết.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tạo môi trường đoàn kết, tiết kiệm và sáng tạo.

Sự cải tiến liên tục – điểm mấu chốt thành công của phương pháp Kaizen

Bí quyết của việc áp dụng Kaizen vào Toyota đó chính là việc cắt giảm tối đa sự lãng phí trong các khu vực như hàng hóa tồn kho, giảm thời gian lao động và chờ đợi, vận chuyển cùng với sự đi lại của các công nhân nhà máy. Cắt giảm tối đa sự sản xuất dư thừa. và tạo ra nơi làm việc ngăn nắp và khoa học.

Hệ thống quản lý Kaizen giúp Toyota chế tạo ra được những chiếc xe để chuyên chở nội bộ nhà máy và từ các bộ phận trong dây truyền lắp đặt. Từ đó Toyota tiết kiệm được gần 3.000 USD cho việc mua xe chở hàng. Việc áp dụng Kaizen giúp cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, giảm thiểu công việc  trong quy trình và  sự sắp xếp hàng hóa tồn kho.

Do vậy, công nhân chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung chúng dựa trên những gì mà khách hàng thật sự lấy đi. Điều này giảm thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm.

Đề xuất ý tưởng cải tiến là một quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên, giúp họ nâng cao ý thức và phát triển bản thân cũng như tập thể. Bởi vậy, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau. Tất cả những điều đó, càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết và tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.

Tinh thần của Kaizen cũng được thể hiện qua hai triết lý cốt lõi của Toyota:

• “Developing People First”: Phát triển con người trước tiên, đào tạo nhân viên để tự cải tiến.
• “Respect for People”: Tôn trọng con người, khuyến khích đóng góp và tạo động lực.

Toyota không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn xây dựng văn hóa: sự gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, tinh thần học hỏi, và bảo vệ thương hiệu. Tổng biên tập AutoWeek nhận xét: “Tiết kiệm không chỉ là văn hóa của Toyota, mà là điều người Nhật mang đến thế giới.”

Kết luận: Kaizen – Con đường đến thành công bền vững

Kaizen không chỉ là công cụ mà là triết lý cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp như Toyota dẫn đầu thế giới và mỗi cá nhân tối ưu hóa cuộc sống. Với chi phí thấp, hiệu quả cao và sự tham gia toàn diện, Kaizen mang lại năng suất, chất lượng và tinh thần làm việc vượt trội.

Bài viết tham khảo: Kaizen là gì ? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen ? – Việt Quality