Phương pháp 5S

5S là gì?

5S là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, được Toyota tiên phong áp dụng trong hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean). Tên “5S” bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật:

• Seiri (整理 – Sàng lọc): Loại bỏ thứ không cần thiết.
• Seiton (整頓 – Sắp xếp): Đặt mọi thứ đúng chỗ, dễ tìm.
• Seiso (清掃 – Sạch sẽ): Giữ vệ sinh nơi làm việc.
• Seiketsu (清潔 – Săn sóc): Duy trì và chuẩn hóa 3S đầu.
• Shitsuke (躾 – Sẵn sàng): Xây dựng thói quen tự giác.

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

SEITON (Sắp xếp): Là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

SEIKETSU (Săn sóc): Là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của mỗi cá nhân trong tổ chức được rèn giũa và phát triển.

SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn.

Ý nghĩa của hoạt động 5S

• Đảm bảo sức khỏe: Không gian sạch giảm rủi ro bệnh tật, tai nạn.
• Tiết kiệm thời gian: Mọi thứ sẵn sàng, không mất công tìm kiếm.
• Tăng tinh thần: Môi trường cởi mở, thoải mái thúc đẩy sáng tạo.
• Nâng cao chất lượng: Phát hiện lỗi sớm, cải thiện sản phẩm.
• Tăng năng suất: Theo ASQ, doanh nghiệp áp dụng 5S tăng 15-20% hiệu suất trong 6 tháng đầu.

Lợi ích của 5S

5S không chỉ là dọn dẹp mà là công cụ thay đổi toàn diện:

• Sạch sẽ, ngăn nắp:  Không gian làm việc trở nên khoa học, dễ chịu.
• Khuyến khích sáng kiến: Nhân viên chủ động đề xuất cải tiến.
• Kỷ luật cao hơn: Ý thức tuân thủ được rèn giũa.
• Hỗ trợ công việc: Điều kiện làm việc luôn sẵn sàng.
• An toàn, thuận tiện: Giảm rủi ro từ vật dụng bừa bãi.
• Niềm tự hào: Nhân viên tự tin về nơi làm việc chuyên nghiệp.
• Cơ hội kinh doanh: Khách hàng ấn tượng với sự tổ chức, tăng uy tín.

• Sàng lọc: Loại bỏ dụng cụ thừa, tiết kiệm không gian.
• Sắp xếp: Đặt linh kiện đúng chỗ, giảm 70% thời gian tìm kiếm (Toyota Report).
• Sạch sẽ: Lau máy móc phát hiện lỗi sớm, giảm 25% thời gian ngừng máy.