Trình bày mục tiêu (Goal Statements)

[ad_1]

Define (Xác định) trong DMAIC giúp bạn xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, cũng như hiểu rõ nền tảng của quy trình và khách hàng. Khi đã xác định được mục tiêu, việc trình bày mục tiêu là bước quan trọng tiếp theo. Vậy trình bày mục tiêu là gì và làm thế nào để trình bày một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong phần này. Bạn có thể tham khảo thêm về Six Sigma và 5 bước DMAIC qua các tài liệu liên quan.

Trình bày mục tiêu là gì?

Trình bày mục tiêu là việc đưa ra báo cáo về vấn đề và mục tiêu của dự án. Mục tiêu phải được trình bày một cách tóm tắt nhưng rõ ràng và cụ thể, giống như việc đưa ra vấn đề mà bạn phải chịu trách nhiệm.

Mục tiêu cuối cùng của dự án là điều bạn muốn đạt được, mức độ mong đợi và thời gian hoàn thành.

Cách trình bày mục tiêu

• Tóm tắt và dễ hiểu: Trình bày ngắn gọn, tránh ngôn ngữ kỹ thuật.
• Sử dụng số liệu cụ thể: Giống như báo cáo tình trạng vấn đề.
• Rõ ràng và cụ thể: Đưa ra thời gian hoàn thành cụ thể.
• Tránh xác định giải pháp: Không đề cập đến giải pháp cho vấn đề.

Cách thiết lập mục tiêu trong phần Xác định (Define)

Trong giai đoạn này, có thể khó xác định số lượng quy trình sẽ được cải tiến. Bạn có thể xem xét một vài lựa chọn sau:

• Ước tính thời gian tốt nhất: Có thể sửa đổi sau đó.
• Đưa ra số liệu cụ thể: Ví dụ, bạn muốn đạt được số “X”, có nghĩa là hoàn thành sớm nhất so với thời gian ước tính.

Mục tiêu thường được xem xét lại khi kết thúc phần Measure (đo lường) và Analyse (phân tích) để đảm bảo tính thực tế.

Một vài ví dụ về trình bày mục tiêu

Ví dụ 1: Giảm tỷ lệ thanh toán trễ: Giảm tỷ lệ thanh toán của khách hàng nước ngoài mất nhiều thời gian hơn so với thỏa thuận trong hóa đơn từ 20% xuống 5% vào cuối quý 4 năm 2017.

Ví dụ 2: Giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm: Giảm tỷ lệ lỗi của sản phẩm A trên dây chuyền sản xuất 1 từ 5% xuống “X”% vào cuối tháng 10 năm 2017.

Cả 2 ví dụ trên đã trình bày mục tiêu tốt như:

• Thời gian đạt được cải tiến: Cả hai ví dụ đều đặt ra thời gian cụ thể.
• Cụ thể về quy trình cải thiện: Rõ ràng về quy trình sẽ được cải thiện.
• Không chứa giải pháp hay nguyên nhân gốc rễ: Tập trung vào mục tiêu cụ thể.
• Xác định sự thành công: Đưa ra số liệu cụ thể là chìa khóa để cải tiến.

Kết luận

Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường và đạt được trong thời gian hạn định, liên quan đến kế hoạch kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu cần được trình bày dễ hiểu, rõ ràng, sử dụng các giá trị bằng số và có thời gian hoàn thành cụ thể.

Bài viết tham khảo: Trình bày mục tiêu (Goal Statements) – Việt Quality